ARRÊTÉ PROCÉDURAL DU CONSEIL MUNICIPAL DE SHIPPAGAN |
ARRÊTÉ MUNICIPAL NO. 03-2004
En vertu de l’article 10.3 (1) de la Loi sur les municipalités L.R.N.B. 1973, Chapitre M-22, ci-après appelée la Loi sur les municipalités, le conseil municipal de Shippagan dûment réuni, adopte ce qui suit :
1. Dans le présent arrêté :
(a) « Conseil » signifie le Maire et les Conseillers de la ville de Shippagan.
(b) « conseiller » signifie un membre du conseil autre que le Maire.
(c) « fonctionnaires municipaux » signifie les personnes que nomme le Conseil en vertu de l’article 74 de la Loi sur les municipalités.
(d) « municipalité » signifie la ville de Shippagan.
(e) « question d’ordre » signifie :
§ toute infraction au présent arrêté;
§ l’usage de tous propos inconvenants, blessants ou injurieux; ou la signification du fait que la motion débattue sort du cadre de l’avis de motion;
§ tout autre vice de forme ou irrégularité survenu dans les travaux du Conseil.¨
(f) « question de privilège » s’applique si les droits des membres sont attaqués, s’il y a lieu de réprimer le désordre ou de se plaindre des conditions matérielles du lieu de la réunion ou de faits analogues.
(g) « quorum » signifie la majorité du nombre total des membres du Conseil. (Ex. 6 conseillers + 1 maire = 7, Quorum = 4)
(h) « réunion » signifie réunion ordinaire, extraordinaire, d'urgence ou fermée tel que décrit dans le présent arrêté.
(i) « résolution » signifie la décision prise par le Conseil en vertu de l’adoption, la modification ou le rejet d’une proposition étudiée.
(j) « secrétaire » signifie le secrétaire municipal ou le secrétaire municipal adjoint.
(k) « vacance » a le même sens que dans l’article 34(1) de la Loi sur les municipalités.
(l) Dans le présent arrêté, le masculin comprend le féminin.
2. (a) Est adopté comme sceau corporatif de Shippagan le sceau sur lequel apparaissent les mots « SHIPPAGAN » incorporée en 1958.
(b) Le secrétaire a la garde du sceau corporatif et il doit l’utiliser selon les directives établies dans la Loi sur les municipalités.
3. Le Conseil, dans tous ses travaux, doit se conformer aux dispositions contenues dans le présent arrêté; elles s’appliquent à l’ordre de priorité et à l’exécution des travaux du Conseil et de ses comités, à moins qu’elles ne soient suspendues par un vote des deux tiers (2/3) des membres du Conseil.
4. Un nouveau conseil :
1) doit tenir sa première réunion ordinaire conformément à la Loi sur les municipalités;
2) ne peut, lors de cette réunion, passer à l’ordre du jour qu’après prestation et signature des serments d’entrée en fonction de tous les membres qui se présentent à cette fin; et
3) doit élire un maire suppléant par résolution à sa première réunion pour un mandat de deux ans renouvelable pour deux ans.
5. En cas d’absence ou d’incapacité du maire et du maire suppléant ou en cas de vacance de leur poste, les membres du conseil doivent élire un conseiller, à la majorité, pour remplir les fonctions du maire.
6. (a) Le maire préside toutes les réunions du Conseil.
(b) En cas d’absence ou d’incapacité du maire ou en cas de vacance du poste de ce dernier, le maire suppléant doit en remplir les fonctions du maire et à cet effet investi des pouvoirs de celui-ci.
7. Le secrétaire municipal assure le secrétariat de toutes les réunions du conseil.
8. (a) Le quorum est requis à toutes les réunions du Conseil.
(b) À l'heure fixée pour la réunion du conseil
et dès que le quorum est atteint, le maire ou le maire suppléant assume la présidence
de la réunion et déclare la réunion ouverte.
(c) Sous réserve des dispositions de la Loi sur les municipalités, lorsque le maire ou le maire suppléant n'est pas arrivé quinze minutes après l'heure fixée pour le début de la réunion du conseil, le secrétaire ouvre la réunion et les membres présents élisent parmi eux un président de réunion qui devra assurer la présidence jusqu'à l'arrivée du maire ou du maire suppléant.
(d) Si dans les trente minutes qui suivent l'heure fixée pour la réunion du conseil, le quorum n'est pas atteint, le secrétaire note les noms des membres présents et ajourne les travaux jusqu'à la prochaine réunion du conseil.
9. (a) Le conseil tient une réunion ordinaire le 1er lundi de chaque mois dans la salle du conseil de l'Hôtel de Ville de Shippagan à 19h00, à l’exception des mois de juillet, août et janvier et, ce, à moins de décision contraire prise par voie de motion adoptée par au moins deux tiers (2/3) des membres présents à la réunion où la motion est votée.
(b) Lorsque la date prévue pour une réunion ordinaire est un jour férié, le conseil, à moins qu’il n’en décide autrement, se réunit le jour ouvrable suivant à la même heure.
(c) Un avis de convocation, accompagné de toute la documentation pertinente à la réunion, précisant la date et l’heure de la réunion ainsi que les questions qui y seront discutées doit être déposé dans les casiers ou cartables individuels de chaque membre du Conseil, au plus tard deux (2) jours ouvrables avant la réunion.
Ex : pour une réunion ayant lieu le lundi soir, l'avis de convocation et la documentation doit être remis au plus tard le jeudi 16h30 (vendredi et lundi étant considérés comme étant les deux (2) jours ouvrables)
(d) Toute documentation liée à l'ordre du jour doit parvenir au secrétaire au moins quatre (4) jours ouvrables précédent la réunion.
(e) Toute question supplémentaire ne figurant pas à l'ordre du jour ne pourra être examinée qu'avec le consentement unanime de tous les membres du conseil présents à la réunion.
10. (a) Le secrétaire doit préparer et imprimer, à l’usage des membres lors de chaque réunion ordinaire du conseil, un ordre du jour pouvant comporter, dans l'ordre mentionné, les items suivants :
i. Ouverture de la réunion,
ii. Personnes ou délégations attendues,
iii. Divulgation de conflits d’intérêts,
iv. Adoption de l’ordre du jour,
v. Adoption des procès-verbaux,
vi. Correspondance,
vii. Pétitions,
viii. Rapport des comités et suivi,
ix. Introduction et étude d’arrêtés municipaux,
x. Affaires non terminées,
xi. Affaires nouvelles,
xii. Avis de motion,
xiii. Levée d’assemblée ou ajournement.
(b) On devra suivre cet ordre du jour à chaque réunion, à moins qu’on en décide autrement par un vote du conseil.
11. (a) Le maire peut à tout moment convoquer une réunion extraordinaire du conseil; ou
(b) le secrétaire, à la réception d’une
requête présentée par la majorité des membres du conseil, doit convoquer une réunion
extraordinaire aux fins et à la date mentionnées dans la requête.
(c) Un avis de convocation est distribué au conseil au moins
24 heures à l'avance. Seules les questions
indiquées dans l’avis de convocation peuvent faire l’objet de délibérations
à la réunion extraordinaire, à moins que, par consentement unanime, les membres
présents en décident autrement.
12. Une réunion d'urgence du conseil peut être convoquée à tout moment si le maire en voit la nécessité ou par avis écrit au secrétaire, portant la signature d'au moins la majorité des membres du conseil et les raisons de la réunion. Une réunion d'urgence doit répondre aux formalités d'une réunion extraordinaire, sauf que le préavis n'est pas requis.
13. Sous réserve du paragraphe 10.2 (4) de la Loi sur les municipalités du Nouveau-Brunswick, le conseil ou un comité du conseil peut siéger en réunion fermée. Toutes les discussions qui ont lieu et les questions qui sont traitées lors d'une réunion fermée sont considérées comme étant confidentielles.
14. (a) Les procès-verbaux doivent indiquer :
- le lieu, la date et l’heure de la réunion;
- les noms du ou des présidents de l'assemblée et l'énumération des membres présents;
- le déroulement des faits de la réunion sans notes et commentaires.
(b) Le procès-verbal de la réunion précédente doit être approuvé ou modifié par voie de résolution.
(c) Le procès-verbal de la réunion précédente ne doit être lu que si deux tiers (2/3) des membres du conseil en font la demande; dans ce cas, le secrétaire en donne lecture avant que le conseil n’étudie les questions à l’ordre du jour indiqué à l’article 8 (a).
15.
(a) Toutes les décisions du Conseil doivent être
prises au cours de ses réunions ordinaires ou extraordinaires.
(b) Toutes les
propositions doivent être faites par écrit avant d’être présentées à la
réunion ordinaire, sauf pour les questions de routine.
(c) La
lecture d’une proposition doit absolument être votée par le Conseil; mais la
personne qui la propose et celle qui l’appuie peuvent toujours la retirer avant qu’elle
ait fait l’objet d’une décision ou d’un amendement.
(d) Lorsque l’assemblée
est appelée à délibérer, aucune autre proposition ne sera reçue à moins que ce soit;
i. pour l’amender,
ii. pour la référer à un comité,
iii. pour la remettre à une date fixe,
iv. pour la remettre à une date indéfinie.
(e) Toute proposition est sujette aux amendements qu’on peut y proposer, et un amendement est lui-même sujet à des sous-amendements. On doit d’abord décider de ceux-ci, puis des amendements et enfin de la proposition initiale.
(f)
Le vote exprimé par les membres du Conseil
doit être exprimé de vive voix
par un « oui »ou par un « non ». Toute
décision du conseil adoptée publiquement devient la position officielle du conseil
entier.
(g) Sauf lorsqu’un conflit d’intérêt ou tout autre motif le prive du droit de voter sur un arrêté, une résolution ou une motion ou sur toute autre question, chaque membre présent, y compris le maire, doit faire connaître publiquement et personnellement son vote au secrétaire; le vote ne peut avoir lieu par bulletin ou par toute autre méthode garantissant l’anonymat; tout vote effectué dans ces conditions est nul et sans effet.
(h) En cas d’abstention pour conflit d'intérêt ou autre motif valable, le membre du Conseil doit en divulguer le motif et quitter la salle lors du vote; le secrétaire doit alors inscrire au procès-verbal la raison de l’abstention et sa justification.
(i) Tout membre du conseil qui désire prendre la parole sur une question, motion
ou affaire doit le signifier au maire.
(j) Si deux ou plusieurs membres signifient leur désir de prendre la parole en
même temps, le maire détermine l'ordre de priorité.
(k) Lorsque le maire désire participer aux débats lors d’une réunion ordinaire ou extraordinaire du conseil, il doit quitter son fauteuil et laisser la présidence au maire suppléant, jusqu’à ce qu’il reprenne la présidence.
(l) Lorsque le maire met aux voix une question ou motion, il est interdit à tout membre du conseil de quitter son siège, de faire du bruit ou de troubler l'assemblée.
(m) Lorsque le maire ou un membre du conseil a la parole, nul ne peut l’interrompre sauf pour soulever une question d’ordre.
(n) Aucun membre du Conseil ne peut parler durant plus de cinq (5) minutes chaque fois sans le consentement du maire.
(o) Le maire considérera une résolution de levée d’assemblée comme étant toujours d’ordre à moins qu’un membre du Conseil ait la parole, ou que la question débattue ne soit pas encore votée. Les motions de levée ou ajournement d’assemblée se décident sans débat.
16. (a) Toutes les réunions ordinaires, extraordinaires ou urgentes du conseil sont publiques et toute personne qui y assiste ne peut être exclue qu’en cas de conduite répréhensible.
(b) Lorsqu’il juge qu’une personne présente se rend coupable de conduite répréhensible lors d’une réunion du conseil, le maire peut, sur le champ, expulser cette personne.
(c) Un avis de réunion publique sera publié sur le site Web de la municipalité de Shippagan et / ou dans le quotidien L'Acadie Nouvelle la journée de la réunion.
(d) Toute demande qu'un citoyen de la Ville de Shippagan veut soulever à une réunion publique du conseil, pour toute question ou préoccupation, doit être soumise par écrit au secrétaire municipal cinq (5) jours ouvrables avant la réunion publique à laquelle le sujet sera discuté.
(e) Un citoyen, lors de la période de question, peut questionner tout point à l'ordre du jour de la réunion.
17. (a) Toute personne ou délégation, qui veut échanger sur un sujet particulier avec le conseil, doit avoir pris un rendez-vous, auprès du secrétaire municipal, cinq (5) jours ouvrables avant que l'on fixe une rencontre pour discuter du dit sujet.
(b) Le temps de parole d'une personne ou d'une délégation devant le conseil est limité à 30 minutes.
18. Le conseil se réserve le droit de refuser tout enregistrement sonore et/ou visuel des travaux d'une réunion du conseil et ce à tout média d’information ou à toute personne. Le maire pourra expulser toute personne trouvée en possession d’un équipement non autorisé lors de réunions du conseil.
19. Sauf décision contraire du conseil prise à la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents, il est interdit de débattre une question après 22h00.
20. (a) Des comités permanents, spéciaux et / ou particuliers pourront être chargés d'étudier les dossiers et de faire des recommandations au conseil.
(b) La majorité des membres présents doivent être en faveur des recommandations qui seront acheminées au conseil pour étude.
21. Une vacance au sein du Conseil est assujettie aux dispositions des articles 34, 35 et 36 de la Loi sur les municipalités.
22. (a) Les conflits d’intérêt sont assujettis aux dispositions de l’article 90.1 de la Loi sur les municipalités.
(b) Dès son entrée en fonction, tout membre du Conseil doit déposer, auprès du secrétaire au moyen de la formule prescrite par règlement dans la Loi sur les municipalités, une déclaration divulguant tout conflit d’intérêt dont il a ou devrait avoir raisonnablement connaissance; et
(c) Tout membre qui a des intérêts avec toute personne qui est en affaires avec la municipalité doit le divulguer au conseil par écrit immédiatement.
(d) Tout membre du conseil qui a déclaré un conflit d’intérêt doit quitter la salle du conseil pendant toute discussion ou vote du conseil sur la question dans laquelle il a déclaré avoir des intérêts.
(a) Toute question d’ordre ou de privilège qui est soulevée doit être immédiatement examinée.
(b) Lorsqu’une question d’ordre est soulevée ou lorsque le maire rappelle un membre du conseil à l’ordre, celui qui a la parole doit cesser immédiatement de parler jusqu’à ce que le maire ait exposé la question d’ordre.
(c) Pendant une réunion, les membres devront rester assis à leur place, s’abstenir de faire du bruit ou de causer entre eux, écouter attentivement celui qui a la parole et ne pas l’interrompre, à moins que ce ne soit pour un rappel à l’ordre sur une question de privilège suivant les règles établies à cet effet.
Les membres ne pourront prendre la parole avant d’y avoir été autorisés par la personne qui préside, et c’est à cette personne qu’ils doivent toujours s’adresser au cours de leurs remarques.
(d) Lorsqu’un membre se rend coupable d’une conduite répréhensible et qu’il refuse d’obéir au rappel à l’ordre de du maire, ce dernier peut le traduire au jugement du conseil en le nommant et en précisant l'infraction reprochée.
(e) La personne inculpée est autorisée à faire valoir ses raisons d'agir de la sorte, mais elle doit se retirer, aussitôt, pendant que l’assemblée délibère sur son cas. Les punitions que le conseil peut ainsi imposer seront telles que définies ci-dessous.
i) la présentation d’excuse;
ii) la condamnation à retirer ses paroles;
iii) la réprimande privée par le maire ou par une autre personne désignée par l’assemblée;
iv) la réprimande ou censure prononcée publiquement par le maire;
v) la privation du droit de parole ou de vote pour un temps déterminé;
vi) la défense d’assister à une réunion ou au reste d'une réunion.
(f) La décision du conseil est définitive.
24. Sont abrogés par les présentes tous les arrêtés, règles et règlements que les conseils antérieurs ont établis en vertu de l’organisation et procédures des réunions du Conseil, adoptés et appliqués jusqu’ici dans leurs travaux, ceux de leurs comités et leur constitution.
25. En cas de conflit entre le présent arrêté et la Loi sur les municipalités, cette dernière a priorité. En cas d’incertitude sur les procédures de délibérations du Conseil, on pourra se référer au traité de Victor Morin, intitulé Procédures des assemblées délibérantes.
Le présent arrêté entre en vigueur lors de son adoption définitive.
PREMIÈRE LECTURE (par son titre) Le 7 septembre 2004
DEUXIÈME LECTURE (par son titre) Le 7 septembre 2004
LECTURE DANS SON INTÉGRALITÉ Article 12 de la Loi sur les municipalités
TROISIÈME LECTURE (par son titre) Le 4 octobre 2004
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Jonathan Roch Noël, maire Lise Mazerolle, secrétaire municipal